Information über die Datenverarbeitung von Mitgliederdaten Art. 12 DSGVO verlangt, dass  die Datenschutzinformationen für die Mitglieder und andere betroffene Personen, deren personenbezogene Daten der Verein verarbeitet unentgeltlich mitgeteilt werden.

Der Verein TC Rot-Weiß Fulda e.V. verarbeitet personenbezogene Daten seiner Mitglieder (Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen) in automatisierter und nicht-automatisierter Form. Hierbei handelt es sich um folgende Mitgliederdaten: Name und Anschrift, Bankverbindung, Telefonnummern (Festnetz und Mobil) sowie E-Mail-Adresse, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Funktion(en) und Aufgabe(n) im Verein. Diese Daten werden ausschließlich zur Erfüllung der in der Satzung genannten Zwecke und Aufgaben des Vereins verarbeitet, insbesondere zur Mitgliederverwaltung, Förderung des Sports und zu Zwecken der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins.

Die genannten Daten sind Pflichtdaten; eine Person kann nur Vereinsmitglied sein, wenn sie dem Verein diese Daten zwecks rechtmäßiger Verarbeitung zur Verfügung stellt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art 6 Abs. 1 b)  Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Die Bereitstellung von übrigen Daten ist freiwillig; sie sind für die Mitgliedschaft im Verein nicht erforderlich. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der freiwilligen Daten ist Art. 6 Abs. 1 a) DSGVO.

Als Mitglied des Landessportbundes Hessen e.V. übermittelt der Verein  folgende personenbezogene Daten dorthin: Namen und Kontaktdaten des Vereinsvorstands. Als Mitglied des Hessischen Tennisverbandes (HTV) übermittelt der Verein folgende personenbezogene Daten seiner Mitglieder dorthin: Name, Adresse, E-Mail, Telefonnummer. Die Übermittlung dieser Daten ist erforderlich, damit der Verein und die jeweiligen Mitglieder am Sportbetrieb des HTV teilnehmen können, insbesondere zur Erlangung von Spielerpässen und Lizenzen.

Mitgliedsdaten werden spätestens zwei Jahre nach Beendigung der Mitgliedschaft gelöscht, soweit sie für die Mitgliederverwaltung und für historische Berichte und Darstellungen des Vereins nicht mehr benötigt werden und keine vertraglichen oder gesetzlichen Aufbewahrungsfristen dem entgegenstehen.

Mitglieder haben das Recht auf Auskunft über ihre gespeicherten personenbezogenen Daten (Art. 15 DSGVO), auf Berichtigung dieser Daten (Art. 16 DSGVO), auf Löschung, wenn die Erfüllung des ursprünglichen Zwecks der Datenspeicherung nicht mehr gegeben ist (Art. 17 DSGVO), auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), auf Widerspruch gegen die Verarbeitung aus plausiblen Gründen (Art. 21 DSGVO) und auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). Diese Rechte können schriftlich oder per E-Mail beim Verantwortlichen geltend gemacht werden. Weiterhin besteht das Recht zur Beschwerde über die Datenverarbeitung bei der zuständigen Aufsichtsbehörde, dem hessischen Datenschutzbeauftragten mit Sitz in Wiesbaden.

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist der 1. Vorsitzende Sven Roßmar; sein Stellvertreter ist der 2. Vorsitzende Bernhard Michel, Kontakt: Tennisclub Rot-Weiß Fulda e.V., Postfach 1231, 36002 Fulda, E-Mail: info@tc-rot-weiss-Fulda.de